Guida generale utilizzo spazi Jira

Jira

Jira è una piattaforma per la gestione del lavoro, utile per ottimizzare la pianificazione e il tracciamento delle attività.

In questa presentazione, verranno illustrate le principali nozioni dello spazio (ex progetto) che utilizzerete, seguite da una panoramica sugli strumenti fondamentali di Jira.

Per maggiori dettagli, è disponibile la guida ufficiale di Atlassian: Cos'è Jira Software – Introduzione

Terminologia

Per una corretta comprensione dell'utilizzo di Jira, è fondamentale definire alcuni termini chiave e la loro corrispondenza con le attività operative aziendali:

Spazio (ex Progetto): Contenitore principale in Jira, rappresenta un insieme strutturato di attività collegate tra loro, coordinate in un unico spazio operativo, e accomunate da un obiettivo, un cliente o una finalità comune.

Ticket/issues: Termine generico che può riferirsi a qualsiasi elemento di uno spazio (ex progetto) Jira indipendentemente dal livello gerarchico (epic, task, sottotask, ecc.).

Gerarchia issues: all'interno di uno spazio (ex progetto) Jira le attività sono strutturate secondo tre livelli gerarchici principali:

Livello 1
Livello 0
Livello -1

📸 [Inserire diagramma gerarchia: Epic → Task → Subtask]

Epic: Ticket con livello gerarchico 1, rappresenta una porzione di lavoro di grandi dimensioni (un obiettivo macro o una funzionalità di alto livello) che può contenere più ticket.

Task: Ticket con livello gerarchico 0, rappresentano le attività principali in cui, generalmente, viene suddiviso un epic. (possono esistere più tipologie di Task).

Sottotask: Ticket con livello gerarchico -1, rappresentano le suddivisioni granulari di un Task, sono quindi le singole unità operative da assegnare e svolgere. (possono esistere più tipologie di sottotask)

Struttura Spazi (ex progetti)

📸 [Inserire schema struttura spazi: piramide Commessa/Spazio/Epic/Task/Sottotask con tipologie ticket per Area non IT e Area IT]

Navigazione

📸 [Inserire screenshot interfaccia Jira con numeri 1-8 evidenziati]

Visualizza il menu principale e prodotti Atlassian.
Accedi a elementi essenziali come Per te, Recenti, Speciali e App.
Sfoglia tutti gli spazi (ex progetti) disponibili ed espandi per navigare al loro interno.
Visualizza altri elementi di navigazione come Dashboard personali o condivise.
Vai a Risorse e obiettivi.
Trova altri elementi di navigazione e personalizza la barra laterale.
Esegui una ricerca tra tutti gli spazi (ex progetti) e crea Ticket.
Trova elementi di utilità come Notifiche, Impostazioni () e Account.

Com'è fatto un Ticket in Jira

I ticket consentono di acquisire molte informazioni su una porzione di lavoro, ad esempio l'assegnatario, la data di scadenza, lo stato e altro ancora. In Jira, ci riferiamo a ciascuno di questi elementi come a un campo del ticket.

📸 [Inserire screenshot ticket aperto con numeri 1-5 evidenziati]

Descrizione: È la parte iniziale e più visibile del ticket: contiene i campi base (es. Summary, Description, Assignee, Due date) ed è dove l'utente si aspetta di trovare le informazioni principali.
Field Tabs: la vista è organizzata a schede, qui si trovano gruppi di campi dedicati (es. dettagli tecnici) per argomento o funzioni specifiche.
Campi di contesto: Campi aggiuntivi presenti nella sezione "Details", visibili subito. Possono essere bloccati dagli utenti in base alle proprie esigenze.
Altri campi: i campi in nascondi se vuoto vengono inseriti in questo gruppo quando non hanno un valore. Quando invece contengono un valore, vengono visualizzati nel gruppo Dettagli.
Configurazione del layout del ticket: I project admin possono riorganizzare l'ordine e visibilità.

Cosa è un workflow Jira

In Jira, il percorso seguito dai ticket dalla creazione al completamento viene chiamato workflow. Ogni workflow è composto da un insieme di stati e transizioni attraverso cui passa il ticket durante il suo ciclo di vita, dall'apertura fino alla chiusura, guidato dalle azioni dell'utente o del team. L'illustrazione che segue è un esempio di workflow.

I flussi di lavoro in Jira sono composti da 3 elementi unici:

Stato: indica la posizione del ticket nel workflow, esempio: Aperto, In corso, In revisione, Completato, ecc. Indipendentemente da quanti/quali stati ci siano in un flusso, ogni stato in Jira appartiene sempre e comunque a una delle seguenti tre categorie principali:
- TO DO = Stato inattivo (colore grigio)
- IN PROGRESS = Stato attivo (colore blu)
- DONE = Stato conclusivo (colore verde)
Transizione: Sono i collegamenti che permettono il passaggio da uno stato all'altro. Ogni transizione è unidirezionale: per esempio se vuoi passare avanti e indietro tra due stati, servono due transizioni distinte.
Risoluzione: Quando un ticket viene chiuso, va associata una risoluzione (es. Completato, Annullato, Rilasciato, Non valido), che ne indica l'esito

📸 [Inserire diagramma workflow: Created → TO DO → IN PROGRESS ↔ IN PENDING → COMPLETATO]

Tracciamento temporale

Il sottotask rappresenterà l'attività quotidiana svolta dall'utente per un determinato task, per la quale sarà necessario abilitare il tracciamento automatico delle ore lavorate tramite il plugin «Clockwork» - attivo/disattivo automaticamente in base allo stato del ticket.

Durante la creazione dell'elemento, sarà obbligatorio inserire una stima temporale originale per la riconsegna dell'attività. Ogni giorno, la stima rimanente si aggiornerà automaticamente in base ai log di lavoro registrati dall'utente all'interno dell'elemento. Questo aggiornamento avverrà automaticamente dal momento in cui l'utente sposterà il sottotask nello stato attivo «IN PROGRESS» e si stopperà ogni volta che verrà spostato in stati non attivi.

Nel caso di creazione di ticket ONP e ONP_sottotask (dedicati ad attività non produttive direttamente collegabili alla commessa (esempio riunioni per argomenti specifici con il cliente) il tracciamento del tempo non avverrà in maniera automatica ma manuale compilando un campo dedicato.

Nota: È possibile avere solo un ticket con tracciamento automatico attivo per volta. Quando un nuovo ticket viene messo "IN PROGRESS", quello attivo in quel momento viene automaticamente spostato in "IN PENDING". Non rientrano in questa logica i ticket per cui non è previsto l'uso del tracciamento automatico con Clockwork (es. Epic, Task, ONP, ecc.).

📸 [Inserire diagramma stati Clockwork: START in stato attivo, STOP in stato non attivo e stato conclusivo]

Link guida Clockwork

Permessi

I permessi (o autorizzazioni) determinano cosa gli utenti possono vedere e fare in Jira. Ad esempio, i permessi stabiliscono se gli utenti possono visualizzare uno spazio (ex progetto) o eliminare i Ticket.

Affinché un permesso abbia effetto, è necessario associarlo a un ruolo.

Vedi prospetto 'Schema Permessi autorizzazioni'

Ruoli

I ruoli sono utilizzati per assegnare specifiche responsabilità e permessi agli utenti all'interno di uno spazio (ex progetto). È possibile associare più utenti a un ruolo in base alle necessità.

I ruoli Administrator avranno facoltà e dovranno aggiungere (o rimuovere) gli utenti agli spazi (ex progetti)

Come aggiungere persone ad uno spazio (ex progetto) in Jira

Accedere alle Impostazioni dello spazio
Cliccare su Add people (Aggiungi persone).
Inserire uno o più utenti (è possibile aggiungere più persone contemporaneamente).
Selezionare il ruolo da assegnare all'interno dello spazio

Ruoli disponibili (in base allo schema di permessi):

Administrator
Team leader
Demand manager
Utente

I ruoli assegnati determinano i permessi delle persone nello spazio (ex progetto), pertanto è necessario scegliere il ruolo più appropriato.

📸 [Inserire screenshot: menu spazio → Aggiungi persone + pannello con selezione ruolo]

Come modificare ruoli utenti (o rimuovere) di uno spazio (ex progetto) in Jira

Accedere alle Impostazioni dello spazio
Cliccare su People (Persone).
Individuare l'utente desiderato e cliccare sul ruolo attuale per aprire il menu a tendina
Selezionare un nuovo ruolo oppure cliccare su Rimuovi per eliminare l'utente dallo spazio

📸 [Inserire screenshot: Impostazioni → Persone con menu ruoli aperto e pulsante Rimuovi visibile]

Filtri

I filtri in Jira sono strumenti che permettono di visualizzare e gestire i Ticket in base a criteri specifici.

Possono essere salvati e riutilizzati, consentendo di creare ricerche personalizzate. I filtri possono essere utilizzati nella sezione «Filtri», all'interno di «Tutti i ticket», oppure per la creazione di board riferiti ad uno o più spazi (ex progetti).

Link tutorial creazione board: Scopri come creare board Agile in Jira

Filtri: Come utilizzarli

Andiamo nella sezione Filtri → Visualizza tutti i ticket:

📸 [Inserire screenshot: sezione Tutti i ticket con filtri applicati]

Inseriamo i valori che ci interessa filtrare. Il tasto Altro + consente di aggiungere ulteriori campi da filtrare.

📸 [Inserire screenshot: filtri applicati con Progetto, Tipo, Stato, Assegnatario evidenziati]

Infine salviamo il filtro tramite Salva filtro. I filtri salvati si troveranno in Filtri → Visualizza tutti i filtri.

Dopo aver creato il filtro, utilizzando il tasto JQL sarà possibile vederlo scritto in forma di query.

JQL

La JQL (Jira Query Language) è il linguaggio di ricerca di Jira. Permette di filtrare i Ticket in modo più personalizzato rispetto ai filtri predefiniti.

È possibile scrivere queste query nella sezione «Filtri», nella sezione «Sheet» per creare uno Sheet, nella sezione «Tutti i ticket» e nella creazione delle Board.

Link panoramica JQL: Cosa è JQL

JQL: Esempio di scrittura

Se volessi filtrare tutti i Task in stato Done che sono stati assegnati a Utente Test in un determinato spazio (ex progetto), scriverò questa query:

📸 [Inserire screenshot: barra JQL con query di esempio compilata]

project = "PRO-ORG" and issuetype = "Task" and status = "Done" and assignee = "Utente Test"

Quindi, scomponiamola:

«project» isola lo spazio, in questo caso ci interessa il progetto chiamato «PRO-ORG».
«issuetype» isola il tipo di Ticket, quindi Epic, Task o Sottotask. In questo caso ci interessano i Task.
«status» isola lo stato dei Ticket, quindi To Do, In Progress, In Pending ecc. In questo caso ci interessano i Ticket in Done.
«assignee» isola l'Assegnatario, in questo caso ci interessava Utente Test.

N.B.: Atlassian ha recentemente introdotto il cambiamento terminologico riferito ai "Progetti" trasformandoli in "Spazi". Il termine project rimarrà valido per le query JQL esistenti, in futuro, probabilmente sarà introdotto un alias "space" che potrà essere usato in aggiunta, ma ad oggi il termine "project" rimane il riferimento corretto nelle query.

JQL: Pro tips

Usa «IN» per filtrare più valori.
Esempio: issuetype IN ("Epic", "Task")
Isola Ticket di più tipi.
Usa «EMPTY» per filtrare i Ticket vuoti.
Esempio: assignee is EMPTY
Isola Ticket non assegnati.
Filtra per intervallo di date.
Esempio: created >= "2025-01-01" and created <= "2025-01-31"
Isola i Ticket creati dal 1° Gennaio 2025 al 31 Gennaio 2025.
Salva le ricerche come filtri tramite il tasto Salva filtro.
Dopo aver creato una query JQL utile, puoi salvarla come filtro per riutilizzarla facilmente.

Tipi di viste

In Jira, lo spazio (ex progetto) è l'area principale che contiene tutti i Ticket (Epic, Task e Sottotask), mentre la vista rappresenta il modo in cui i Ticket vengono visualizzati e filtrati.

È importante ricordare che, se un Ticket non compare in una vista, non significa che non esiste: probabilmente si trova all'interno dello spazio, ma non soddisfa i criteri di filtro o visualizzazione.

Esempi di viste:

Elenco (List View) → link guida
Visualizza i Ticket in una lista gerarchica con indentazione, mostrando la relazione tra Epic, Task e Sottotask.
Board (Kanban o Scrum Board) → link guida
Mostra i Ticket come schede (card) disposte in colonne, che rappresentano gli stati (o gruppi di stati) del workflow. Permette di trascinare i Ticket tra le colonne per aggiornare lo stato.
Sheet (Vista tabellare) → link guida
Visualizza i Ticket in una tabella simile a un foglio Excel, con editing diretto, colonne personalizzabili e filtri dinamici. È particolarmente utile per gestire in modo efficiente grandi volumi di issue.
Gantt (Gantt for Jira) → link guida videoguida
Visualizza i Ticket su una linea temporale con dipendenze e scadenze, facilitando la pianificazione e il monitoraggio. Mostra anche l'occupazione delle risorse, aiutando a bilanciare i carichi di lavoro e ottimizzare l'allocazione del team.
Calendario (Calendar View) → link guida
Visualizza i Ticket in base alle date (es. scadenze, inizio/fine sprint), posizionandoli direttamente su un calendario. Utile per pianificare attività e monitorare le timeline.