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Guida Tempo — Timesheet e Capacity Planner

Eagleprojects S.p.A. · Maggio 2026

1. Introduzione

Questa guida è rivolta principalmente ai Service Manager e a tutti i collaboratori di Eagleprojects S.p.A. coinvolti nella pianificazione e rendicontazione delle attività operative.

L'obiettivo è fornire le istruzioni operative per l'utilizzo dei plugin Tempo Timesheet — per la gestione e consultazione delle ore lavorate — e Tempo Capacity Planner — per la pianificazione della capacità dei team e la gestione dei carichi di lavoro.

Prerequisiti:

Possesso di un account Jira aziendale attivo → se non ce l'hai, avvia la procedura di richiesta.
Appartenenza a un Team Tempo configurato (vedi 3.1 Gestione dei Team) → se il tuo team non esiste ancora, avvia la procedura di richiesta.

2. Accesso e panoramica dell'interfaccia

Tempo è accessibile da qualsiasi pagina di Jira tramite l'apposita icona nella barra laterale sinistra.

All'apertura del modulo l'interfaccia si divide in due aree funzionali principali:

Timesheets: area dedicata alla consultazione delle (proprie) ore registrate nei ticket (sezione «Mio lavoro») e alla gestione dei log di lavoro del team.
Capacity Planner: area dedicata alla pianificazione delle ore sulle risorse, alla gestione dei carichi di lavoro e alla consultazione della saturazione del team.

[Immagine: interfaccia di Tempo]

3. Funzionalità comuni (Timesheets & Capacity)

Le funzionalità descritte in questo capitolo sono condivise tra i due moduli e costituiscono la base operativa da cui dipendono sia il tracciamento che la pianificazione.

3.1 Gestione dei Team

Ogni Service Manager ha accesso all'elenco dei Team di propria competenza dalla sezione «Team».

Ciascun team è caratterizzato da:

un Leader — il responsabile del team;
un Programma — raggruppamento di più team sotto la stessa area di competenza del Service Manager, come da organigramma;
un Riepilogo — etichetta descrittiva per identificare il contesto operativo.

Le risorse aziendali sono state suddivise nei vari Team, associando a ciascuna il proprio monte ore lavorative contrattuale.

Una risorsa può appartenere contemporaneamente a più Team; in tal caso è necessario configurare la percentuale di commitment per ciascun Team. È inoltre possibile classificare le risorse per Ruolo e associarvi le relative Skill.

[Immagine: elenco dei Team]

Collegare il Team a uno o più Spazi Jira

Per pianificare le ore su un Team nel Capacity Planner è necessario collegare il team allo spazio Jira in cui verrà effettuata la pianificazione.

Per farlo, andare nella sezione in basso a destra della pagina del Team e cliccare su «+ Aggiungi link al progetto».

Se questa operazione non viene effettuata, il Team non comparirà come opzione selezionabile dal menu a tendina del campo «Tempo Team» presente nei ticket.

[Immagine: collegamento del Team allo spazio]

Gestione ruoli e permessi Team

Dalla pagina del team è possibile:

aggiungere o rimuovere utenti;
modificare ruolo, skill e percentuale di commitment dei membri;
gestire ruoli e autorizzazioni tramite il tab Autorizzazioni.

I nuovi utenti vengono associati automaticamente al ruolo predefinito Membro. Gli utenti con il permesso Gestire il team possono configurare i ruoli esistenti o crearne di nuovi, definendo le autorizzazioni associate (es. visualizzazione dei worklog, gestione dei piani, ecc.).

La gestione operativa avviene tramite la sezione «Team», dove ogni Service Manager può visualizzare i team di propria competenza e amministrarne i membri.

Per gestire i ruoli e i relativi permessi selezionare il tab «Autorizzazioni».

[Immagini: pagina del Team e tab Autorizzazioni]

Nota: la creazione di un nuovo Team Tempo è a cura del team Jira-DPMO. Se il team di cui hai bisogno non è presente nell'elenco, apri un ticket all'Help Desk Jira indicando: nome del team, Service Manager responsabile, membri da includere.

3.2 Creazione Report

Entrambi i moduli permettono di generare report dettagliati. Sono disponibili tre tipologie:

Tipologia	Descrizione
ORE REGISTRATE	Ore effettivamente tracciate su ogni attività
TEMPO PIANIFICATO	Ore previste / pianificate
PIANIFICATO VS EFFETTIVO	Confronto tra ore pianificate e ore effettivamente registrate

In fase di creazione è necessario impostare filtri (per progetto, team, account) e raggruppamenti (es. per Epic, utente, Sottotask). È possibile aggiungere più livelli di raggruppamento per un maggiore dettaglio.

I report possono essere esportati in PDF, XLS o CSV oppure stampati direttamente. I report salvati rimangono modificabili; le eventuali modifiche successive devono essere salvate nuovamente tramite il tasto Salva.

Per vedere le funzionalità principali di un report, creiamo come esempio il report «Ore registrate»:

Alla creazione verrà chiesto di scegliere eventuali filtri e il raggruppamento; dopo averli impostati cliccare su «Crea».
Questa tipologia di report mostra un timesheet con le ore registrate distribuite per giorno in un determinato periodo.
Cambiando il raggruppamento è possibile, ad esempio, vedere quante ore totali sono state registrate su una determinata attività.
È possibile aggiungere più livelli di raggruppamento per un maggiore dettaglio.
Il report è ulteriormente personalizzabile tramite:
- Periodo — l'intervallo di date del report (settimana, mese, trimestre o personalizzato);
- Vista — Giorni · Settimane · Mesi · Trimestri · Panoramica;
- Colonne — per aggiungere una colonna con le ore Pianificate;
- Esportazione — PDF, XLS o CSV; oppure stampa diretta.

Per salvare il report cliccare su «Salva» in alto a sinistra e dare un nome al report. Tutte le impostazioni rimangono modificabili anche dopo il salvataggio: per mantenere le eventuali modifiche sarà necessario salvare nuovamente il report tramite lo stesso tasto.

[Immagini: creazione e personalizzazione del report]

4. Capacity Planner

Il Capacity Planner permette di visualizzare e gestire la capacità produttiva dei Team nel tempo, confrontando le ore pianificate sulle risorse con la loro disponibilità contrattuale. È lo strumento utilizzato dal Service Manager per bilanciare e distribuire i carichi di lavoro prima dell'esecuzione delle attività.

La consultazione può avvenire attraverso due viste alternative, Team e Risorsa, che consentono di analizzare le ore pianificate per uno o più Team.

I Team da includere nell'analisi possono essere aggiunti tramite il pulsante «Aggiungi Team» presente in alto a destra.

[Immagini: viste Team e Risorsa]

La pianificazione è bidirezionale: può essere creata sia da Jira (compilando i campi del ticket) sia direttamente da Tempo. In entrambi i casi i dati si sincronizzano automaticamente tra le due piattaforme tramite i seguenti campi condivisi:

Start date pianificato
Data di scadenza
Stima originale
Assegnatario oppure Tempo Team

Compilando solo il campo Assegnatario, la pianificazione viene associata automaticamente al Team di appartenenza della risorsa.

4.1 Pianificare da Jira

A. Su una risorsa (Sottotask)

Compilare nel Sottotask: Start date pianificato, Data di scadenza, Stima originale, Assegnatario. La pianificazione comparirà automaticamente in Tempo sulla risorsa assegnata.

B. Su un Team (Epic)

Utilizzare quando si pianifica a lungo termine e non è ancora nota la risorsa specifica che verrà impiegata.

Compilare nell'Epic: Start date pianificato, Data di scadenza, Stima originale, Tempo Team. La pianificazione apparirà sul team in Tempo e figurerà nella saturazione complessiva, ma non sarà attribuita a nessuna risorsa specifica finché non viene distribuita.

4.2 Pianificare da Tempo

Nell'area Capacity Planner → Pianificazione, selezionare i team da visualizzare tramite il tasto Aggiungi team.

A. Su una risorsa

Cliccare accanto al nome della risorsa in corrispondenza del giorno desiderato, oppure trascinare il mouse sui giorni di interesse. Si apre una schermata in cui indicare Start date, Data di scadenza, Stima originale e il Sottotask da collegare. I dati si sincronizzano automaticamente sul ticket e la risorsa ne diventa assegnataria.

B. Su un Team

Stessa modalità, collegando però un Epic invece di un Sottotask. I dati si sincronizzano sull'Epic e il nome del team compare nel campo Tempo Team.

Selezionare sempre la casella di sincronizzazione con Jira: senza di essa il piano creato in Tempo non viene sincronizzato col ticket.

[Immagini: pianificazione da Tempo]

4.3 Pianificazione indisponibilità delle risorse

Al fine di consentire una visione veritiera della saturazione dei team nel Capacity Planner, lo spazio «Staffing: ticket indisponibilità risorse» è dedicato esclusivamente alla creazione di ticket raffiguranti i periodi di non disponibilità di una risorsa/team per l'assegnazione di lavorazioni (es. ferie, permessi, formazione, trasferte o meeting interni, altro…).

È fondamentale sottolineare che i ticket creati in questo spazio (Iniziativa, Epic, Internal task e Internal subtask) non hanno alcuna valenza né rilevanza ai fini di nessuna procedura ufficiale aziendale né del modello Jira 2.0 (KPI di produzione, rendicontazione SAP o calcolo dei ricavi), pertanto non devono seguire nessuna logica imposta.

La loro unica ed esclusiva funzione è quella di generare una «occupazione visiva» all'interno degli strumenti di pianificazione, per evitare che una risorsa risulti erroneamente disponibile quando è impegnata in attività interne (esempio formazione) o è assente.

Perché il ticket assolva correttamente alla sua funzione nel Capacity Planner, è necessario compilare esclusivamente i campi descritti ai paragrafi precedenti:

Start date pianificato e Data di scadenza: per definire l'arco temporale dell'impegno.
Stima originale: per indicare le ore di impegno previste.
Assegnatario (o Tempo Team): per attribuire l'indisponibilità alla risorsa specifica o al team di riferimento.

Senza la compilazione di questi campi, l'attività resterà invisibile ai Service Manager in fase di pianificazione, falsando i dati sulla reale capacità operativa del team.

Nota: avendo messo a disposizione una gerarchia completa (Iniziativa → Epic → Internal Task → Internal Subtask), viene garantito che i Service Manager possano strutturare le «indisponibilità» come preferiscono, organizzandosi in autonomia con i propri membri del team.

4.4 Come eliminare una pianificazione dal ticket

La sincronizzazione tra Jira e il Capacity Planner si mantiene attiva finché i campi obbligatori sono valorizzati. Svuotare dal ticket almeno uno dei campi condivisi è sufficiente a interrompere la sincronizzazione e far sparire il piano dal Capacity Planner.

Campi che alimentano la sincronizzazione:

Start date pianificato
Data di scadenza
Stima originale
Assegnatario (oppure Tempo Team)

Procedura:

Aprire il ticket.
Svuotare almeno uno dei campi di sincronizzazione.
Il piano sincronizzato viene eliminato automaticamente e non compare più nel Capacity Planner.

Limite: questo funziona solo se il ticket non è già in categoria di stato «DONE» (ovvero stati DONE, RISOLTO, KO, ANNULLATO). Una volta che il ticket ha raggiunto lo stato conclusivo, le modifiche ai campi non vengono più sincronizzate con il Capacity Planner.

Nella casistica di annullamento di una lavorazione per la quale si era già creata una pianificazione, sarà quindi necessario eseguire la procedura descritta sopra e solo successivamente contrassegnare il ticket come RISOLTO / ANNULLATO.

Per i ticket eliminati da Jira, l'eliminazione dei relativi piani sincronizzati nel Capacity Planner è automatica. Questo comportamento è abilitato dall'impostazione Tempo: Impostazioni → Pianificare le ore → «Elimina i piani quando vengono eliminati i ticket associati».

5. Timesheet

Tempo Timesheet è lo strumento con cui il tempo lavorato sui ticket viene registrato e reso consultabile. Registrare correttamente le ore permette di confrontare la stima iniziale con il tempo effettivamente impiegato e alimenta i dati di rendicontazione a valle.

Il tracciamento in Eagleprojects si basa sui ticket Sottotask, che rappresentano le attività operative assegnate al singolo utente nell'ambito di un Task.

Le principali funzionalità accessibili all'utente sono:

My Work — area personale che mostra le attività assegnate e i worklog registrati nel periodo selezionato.
Timesheet — vista riepilogativa dei log di lavoro distribuiti per giorno, consultabile per settimana o per periodo personalizzato.

5.1 Modalità di tracciamento in Eagleprojects

Le modalità di tracciamento variano per spazio e area aziendale. Sono previste tre casistiche:

Modalità	Descrizione
AUTOMATICA	Il tracciamento si attiva e si interrompe automaticamente in base allo stato del sottotask: si avvia quando il ticket passa in uno stato attivo (IN PROGRESS) e si sospende quando torna in uno stato non attivo. Il tempo viene registrato tramite automazione di workflow, senza intervento manuale dell'utente.
MANUALE	L'utente registra autonomamente il tempo lavorato inserendo un worklog direttamente nel sottotask. Non è prevista automazione: la responsabilità della registrazione è in capo all'utente.
NON PREVISTO	Per alcuni spazi o tipologie di attività il tracciamento temporale non è richiesto.

Tracciamento automatico

Il tracciamento del tempo si attiva e si interrompe automaticamente in base allo stato del sottotask. L'utente non deve registrare nulla manualmente: è sufficiente gestire correttamente le transizioni di stato del ticket.

Il flusso operativo è il seguente:

Il sottotask viene creato con una stima temporale iniziale, inserita in fase di pianificazione.
L'utente prende in carico il sottotask spostandolo nel primo stato attivo previsto dal proprio workflow (stato di categoria «IN PROGRESS», blu): da questo momento il tracciamento si avvia automaticamente.
Il tracciamento si interrompe automaticamente quando il ticket viene spostato in uno stato non attivo (es. IN PENDING, TO DO, grigio).
Al termine di ogni periodo in stato attivo del ticket, il tempo viene registrato automaticamente come log di lavoro (worklog).
La stima residua si aggiorna automaticamente in base al tempo registrato.

[Immagini: screenshot dei passaggi]

È possibile avere un solo sottotask attivo per volta. Quando un nuovo sottotask viene portato in IN PROGRESS, l'eventuale ticket già attivo viene automaticamente spostato in IN PENDING.

Tracciamento manuale

Il tracciamento del tempo avviene tramite inserimento manuale del worklog da parte dell'utente. Il flusso operativo è il seguente:

Il sottotask viene creato con una stima temporale iniziale, inserita in fase di pianificazione.
L'utente prende in carico il sottotask spostandolo nello stato appropriato.
L'utente registra il tempo lavorato, seguendo questa regola:
- se l'attività si conclude nell'arco della stessa giornata, il worklog va inserito al termine dell'attività;
- se l'attività si estende su più giorni, il worklog va inserito almeno una volta al giorno.
Per registrare il tempo impiegato per un'attività:
1. Selezionare in alto a destra Altre azioni (•••) → Log Time (Registra lavoro) [oppure selezionare il campo Monitoraggio del tempo].
2. Compilare il campo Time spent / Tempo impiegato, relativo al tempo di registrazione → quindi selezionare Salva.
La stima residua si aggiorna automaticamente in base ai worklog registrati.

[Immagini: screenshot dei passaggi]

È possibile avere un solo sottotask attivo per volta. Quando un nuovo sottotask viene portato in IN PROGRESS, l'eventuale ticket già attivo deve essere manualmente spostato in IN PENDING.

5.2 Consultare i worklog

Le principali viste disponibili nell'area Timesheet sono:

My Work — mostra le attività assegnate e i worklog registrati nel periodo selezionato; è la vista personale del singolo utente.
Timesheet — vista riepilogativa dei log di lavoro distribuiti per giorno, consultabile per settimana o periodo personalizzato.
Team — visione aggregata dei log di lavoro del proprio team, accessibile ai Service Manager e ai Team Leader. Permette di verificare la copertura delle registrazioni da parte dei membri.

6. Riferimenti utili

Guida ufficiale Tempo Timesheet
Get Started with Tempo Timesheet
Tutorials Tempo Timesheet
Creare ticket Jira da Outlook — Guida Introduttiva a Jira Cloud